Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen rekisteriseloste
 

Rekisterinpitäjä

Jokioisten Eläinsuojeluyhdistys ry (myöhemmin ”Jesy”)
Y-tunnus 1461562-0
Yhteyshenkilö Jenni Tavén / jenni@miuko.fi
 

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Jesyn nykyisten ja entisten jäsenien, vapaaehtoisten, sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Jesyn järjestämiin koulutuksiin, tapahtumiin, kampanjoihin, arvontoihin ja kilpailuihin osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
 

Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai sopimuksen aikana. Tietoja voidaan käyttää myös yhdistyksen toiminnan suunnittelemiseen ja kehittämiseen, suoramarkkinointiin sekä mielipidetutkimuksiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
• lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta;
• sopimuksien täytäntöönpanoon sekä mahdolliseen muuhun perusteltuun etuun;
• luottamushenkilöiden osalta yhdistyslainsäädäntöön;
• markkinoinnin osalta suostumukseen.
 

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterissä käsitellään Jesyn jäsenten, vapaaehtoisten, luottamus- ja toimihenkilöiden sekä muiden yhdistykseen liittyvien henkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen, koulutuksiin, tapahtumiin, kampanjoihin, arvontoihin ja kilpailuihin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteri saattaa sisältää seuraavia henkilötietoja:
• Yhteystiedot: nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi
• Jäsentiedot: jäsennumero, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, mahdollinen vastuuasema yhdistyksessä
• Palautteet ja yhteydenotot
• Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään tai yhdistyksen toiminnan yhteydessä syntyvinä tietoina. Rekisteröidyn henkilön tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä ja sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
 

Tietojen luovutus

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille yhdistyksen toiminnan turvaamiseksi tai lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Tietoja luovutettaessa kolmansille Jesy varmistaa, että osapuoli on sitoutunut Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679 tai muuten täyttää asetuksen vaatimukset.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Jesy voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötiedot ovat suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla eivätkä siirretyt tiedot sisällä arkaluonteista tietoa.
 

Rekisterin suojaus

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
 

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Jesyn jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa sekä vaatia korjaamaan tai poistamaan rekisterissä olevat tietonsa. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröity henkilö voi kieltää tietojensa käyttämisen sähköiseen suoramarkkinointiin klikkaamalla uutiskirjeen lopussa olevaa tilauksen peruutuslinkkiä.