Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen rekisteriseloste

Tämä on Jokioisten Eläinsuojeluyhdistys ry:n rekisteriseloste. Jäsenrekisteri on Suomen Eläinsuojeluyhdistysten liitto ry:n (myöhemmin ”SEY”) ja sen jäsenseurojen käyttämä järjestelmä, jossa pääasiallisena rekisterinpitäjänä sekä henkilötietojen käsittelijänä on SEY, mutta kunkin jäsenseuran omien jäsenten osalta myös kyseinen SEY:n jäsenseura on SEY:n kanssa yhdessä niin sanottu Yhteisrekisterinpitäjä.
 

1. Rekisterinpitäjät

SEY Suomen Eläinsuojeluyhdistysten liitto ry (myöhemmin ”SEY”)
Y-tunnus: 0217003-8
Lintulahdenkatu 10
00500 Helsinki
puh. 0207 528 420
Yhteyshenkilö:
Sini Kuronen, tietosuojavastaava
sini.kuronen@sey.fi

Jäsenseura:
Jokioisten Eläinsuojeluyhdistys ry (myöhemmin ”Jesy”)
Y-tunnus: 1461562-0
 

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Jesyn nykyisten ja entisten jäsenien, vapaaehtoisten, sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Jesyn järjestämiin koulutuksiin, tapahtumiin, kampanjoihin, arvontoihin ja kilpailuihin osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
 

3. Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai sopimuksen aikana. Tietoja voidaan käyttää myös yhdistyksen toiminnan suunnittelemiseen ja kehittämiseen, suoramarkkinointiin sekä mielipidetutkimuksiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
• lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta;
• sopimuksien täytäntöönpanoon sekä mahdolliseen muuhun perusteltuun etuun;
• luottamushenkilöiden osalta yhdistyslainsäädäntöön;
• markkinoinnin osalta suostumukseen.
 

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään Jesyn jäsenten, vapaaehtoisten, luottamus- ja toimihenkilöiden sekä muiden yhdistykseen liittyvien henkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen, koulutuksiin, tapahtumiin, kampanjoihin, arvontoihin ja kilpailuihin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteri saattaa sisältää seuraavia henkilötietoja:
• Yhteystiedot: nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi
• Jäsentiedot: jäsennumero, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, mahdollinen vastuuasema yhdistyksessä
• Palautteet ja yhteydenotot
• Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään tai yhdistyksen toiminnan yhteydessä syntyvinä tietoina. SEYn verkkosivustot keräävät evästeitä. Rekisteröidyn henkilön tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä ja sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
 

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. SEYn ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille yhdistyksen toiminnan turvaamiseksi tai lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Tietoja luovutettaessa kolmansille Jesy varmistaa, että osapuoli on sitoutunut Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679 tai muuten täyttää asetuksen vaatimukset.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Yhdistyksen verkkosivuilla voidaan julkaista ne tiedot, joihin rekisteröity antaa luvan.

Jesy voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötiedot ovat suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla eivätkä siirretyt tiedot sisällä arkaluonteista tietoa.
 

8. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on SEYn jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.
 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat SEYn käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on SEYn oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle,
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista,
• kieltää sähköinen suoramarkkinointi käyttämällä uutiskirjeen lopussa olevaa tilauksen peruutuslinkkiä.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö SEYn yhteyshenkilölle. SEY voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. SEY voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Ilman pakollisten tietojen luovuttamista:
• henkilöä ei voida valita yhdistyksen luottamustehtävään;
• henkilön osallistumista ei vastaanoteta;
• henkilön jäsenyyttä ei voi muodostaa;
• henkilö ei voi toimia vapaaehtoisena.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä rekisteriselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä seloste on viimeksi päivitetty 23.5.2018.

(523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Jokioisten Eläinsuojeluyhdistys ry:n jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä

Jokioisten Eläinsuojeluyhdistys ry
Y-tunnus 1461562-0
esy.jokioinen@gmail.com

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän toiminnan kehittämiseen, tapahtumista tiedottamiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten, vapaaehtoisten, luottamus- ja toimihenkilöiden sekä muiden yhdistykseen liittyvien henkilöiden tietoja.

Rekisteri saattaa sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • Yhteystiedot: nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi
  • Jäsentiedot: jäsennumero, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, mahdollinen vastuuasema yhdistyksessä
  • Palautteet ja yhteydenotot
  • Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
  • Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

 

Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai yhdistyksen toiminnan yhteydessä syntyvinä tietoina. Rekisteröidyn henkilön tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä ja sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Tietojen luovutus

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille yhdistyksen toiminnan turvaamiseksi tai lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Tietoja käsittelevät vain ennalta määritellyt henkilöt, joilla on yhdistyksen puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana sähköiseen järjestelmään. Manuaaliset aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa sekä vaatia korjaamaan tai poistamaan rekisterissä olevat tietonsa. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.